理事がやることは誰が教えるの?

管理組合の理事になったら、何をすればいいのか? 誰が理事にレクチャーしているのでしょうか。 管理規約には、 役員は、 法令、規約及び使用細則その他細則並びに 総会及び理事会の決議に従い、 組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする… で、理事長は、 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、 理事長の職務として定められたことをする… といったようなことが書かれていますが、 これを読んで何をすればいいのかわかる人って たぶんいないと思います。 ですから、理事になったら読む本も巷に溢れています。 積極的に理事を務めようと思う方は こういった本で勉強されるかもしれません。 でも、一般論で総合的に書かれたものは、 具体的に、自分がどのように行動すればいいのか という肝心な部分がわかりません。 ですから、 新旧役員の引継ぎが必要なのですが、 新理事は、 一応引継ぎを受け(たいてい書類一式をど~と渡される) 積み残しの課題をバトンタッチされ、 旧理事は、 これで、お役御免とさわやかに去っていく(笑) これが平均的な1年任期の理事の交代劇ではないでしょうか。 理事間で引継ぎがあるのは、まだいい方かもしれません。 さあ、書類をごっそり受け取った新理事は 何をよりどころに、何をどうすればいいのか…です。 ある管理組合で、リプレイスの発端になったのは、 管理会社が仕切っていて理事間の引継ぎもなく 基本情報や理事の役割について何の説明もないまま 理事会がスタートしたのですが、 あまりにも理事会運営の段取りが悪く、 何を今審議していて、自分たちは何をすればいいのかわからないまま 長時間の理事会になり、 これはおかしい、こんなことではたまらないと 理事たちが思ったことだといいます。 仕事ができる人ほど、 全体像や自分の立ち位置が不明確な会議を長々するのは、 ものすごくストレスなんです。 管理組合が管理会社を頼りにせず 自主的に運営できればベターですが、 やはり、理事が1年で交代する管理組合では、 管理会社の担当者からの 理事に対するレクチャーは絶対に必要だと思います。 ここでは、どこでも使い回せるような 一般的な「理事の役割」を説明するのではなく (こういうものは、パンフレット等を事前に渡しておけばすむことです。) 大事なのは、そのマンションの情報です。 ・マンションの特徴   (構造、計画、設備や施設、規約や細則の特徴等) ・マンションの歴史   (規約の改正、管理費等の改訂や修繕の履歴、過去の大きな出来事等) ・理事会の仕事のオペレーション   (このマンションでは、どんな段取りで、どんな役割分担で進めてきたか) ・管理会社はどのように理事会と関わるか   (理事会運営に関わる管理組合と管理会社の役割分担) をまず、しっかり理事に伝えてほしいと思います。 (もちろん、簡単なメモを用意して) 管理会社の担当者は、当然こういったことを知っていますが (ですよね~) 新理事はこういったことを何も知らないと思った方がいいです。 ずっと組合員であっても知らないのです。 総会で決めたと言っても記憶にもないのです。 今期は理事だというので、 総会には出て、年間の事業や予算は一応聞いていたとしても、 これだけでは理事会は動きません。 しかも、こういった情報を共有していないと、 ただ、知らないがための意見や苦情で 理事会が右往左往して、ものすごく長い理事会になり、 何も決まらないことになります。 これって、ほんと管理会社にとってもマイナスです。 管理会社の担当者から見ると 理事が無理難題をいうように思う発言の多くは、 基本的なレクチャーをしていれば防げるのです。 たとえば・・・ うちのマンションは他に比べて管理費が高すぎる といきなり言い出す理事さんがいたりします。 そのマンションは設備が多くその維持管理に費用がかかる 設計上の特徴があり 5年前に、管理組合からの要望で管理員の勤務時間を長くしていた ということがあったとしたら、 (理事は知っているはずと思っちゃだめです) それをはじめにレクチャーしていれば、 こういった発意がいきなり出ることはなくなります。 で、一度、理事さんが強気の発言をすると、 あとから説明しても言い訳のようで、すっと相手には届きません。 しかも、理事さんは、 自分が認識不足だったということは認めたくないので、 この話を納めるのにかなり時間がかかってしまいます。 で、理事会を本題に戻すのに時間がかかる(ふう~) 他の理事も疲れて、なんか段取り悪いな~と思うわけです。 急に大臣に指名された人が、何とか業務をこなせるのは、 役人さんのこのレクチャー力が強いからです。 私は、昨日の記事の理事会の役職決めのファシリテートと この基本事項のレクチャーに 第1回目の理事会を丸々当てるぐらい大切にしていました。 新理事に理事会運営に必要な基礎情報を 限られた時間でいかにわかりやすく伝えるかに かなり力を入れていました。 この時の経験は、今、セミナーや研修で、 いかにわかりやすく伝えるかに命がけ(笑)の私に ずっとつながっています。

#廣田信子のコラム

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