管理組合の会計システムはどうあるべき？②

昨日は、一般的な管理組合会計について書きましたが… そうは簡単には行かないのが、団地と事業収益があるマンションです。団地の管理方式には、 ①各棟管理方式　　（各棟の管理は各棟管理組合で行い、団地管理組合は団地の共用施設等のみ管理）） ②団地一括管理方式　　（団地の共用施設等も各棟も団地管理組合で一括して行う）がありますが、 ②の場合でも、修繕津積立金は、各棟ごと、団地の区分されていることが多いのです… で、大規模修繕工事は一括して実施し、それぞれにかかった費用を、各会計から支出して、まとめて支払うことになります。コンサル料も何回かに分けて、支払う工事代金もそれぞれ案分するのですが、どんどん複雑になって、なかなかたいへんな計算と会計処理になります。で、何かの拍子に案分の計算を間違えてしまっていると、その間違いが発見されずに、そのまま処理してしまい、かなり後から、大問題になるというようなこともあります。会計士さんがチェックしても、案分計算のミスまではわかりません。支出だけでなく、たとえば駐車場使用料収入といった共用施設からの収益も、団地、各棟に分配するということもありますが、未収金の扱い等もあり、なかなか複雑です。あるとき、管理会社の計算ミスに会計担当理事が気が付き、過去に遡って確認すると、かなり長期間同じミスがあったことがわかって問題になったケースも。こういうケースで、ミスをなくすのは、会計を預かる管理会社にとって重要なことですが、何重ものチェック体制がないところも多いのです。事業収益があるマンションの会計処理もたいへんです。

団地内の施設を保育園等に貸していたり、機械式駐車場の一部を外部に貸しているようなケースでは、経費をどう算定するかで、納税の額も変わってくるので、内部の問題だけではすみません。通常のマンション会計では処理できずに、計算ミスが生じやすくなります。で、やはり管理会社が適切に処理できずに、あとで発見され、問題になったケースもあります。このケースでも、顧問会計士がいるのに、会計の全体となる案分の計算ミスまではチェックできませんでした。私は、ミスが発覚して問題になったケースしか知りませんが、だれもチェックできずに見逃されているケースが、この何倍もあるのではないかと、ちょっと心配になってしまいます。こういった、会計の前段階の複雑な計算は、管理会社の誰が責任をもって行い、チェック体制はどうなっているのか知りたいと思います。前述のケースでは、担当者のみならず、管理会社の会計担当の責任者もあまりにも分かっていない、管理会社にはプロがいないのかと、理事さんが憤慨していましたが…。こういうところをしっかりできる管理会社かどうかで管理会社の力量が問われるんじゃないかな…。そういう管理会社は社内のチェック体制を前面に出して、アピールしてもいいのではと思いました。