過去の履歴がすぐ言えてこそ価値がある


修繕履歴について先日書いたので、 自分の管理会社時代はどうしていたかな…と ちょっと思い出してみました。 新しくマンションの担当になったとき、 前任者から、そのマンションの懸案事項、注意点の引き継ぎを受け、マンションに行って現場を見ながら管理員さんと話をする… 販売時のパンフレットで物件の概要を頭に入れ、 管理規約、特に最後の特記事項をチェック。 その後に、そのマンションの履歴を整理していたな・・・と。 ・修繕履歴 (いつ、どんな修繕工事をしてきたか) ・管理規約や細則の制定・変更の履歴 (管理規約や細則はいつどのように変更されたか、新たな細則はいつ制定されたか) ・管理費等の変更履歴 (管理費、修繕積立金、各種使用料はどのように変更されてきたか) ・管理委託契約の変更履歴 (管理委託契約の内容はどのように変更、価格改定されてきたか) ・役員の履歴 (管理組合の役員の履歴) といったものを、 自分で整理し、その情報をファイルにしていました。 一応プロですから、どこを見れば調べられるかはよくわかっていますし、 当時は、書類も見慣れていますので、半日もかければ整理できたと思います。 自分で整理することでだいたいのことが頭に入りますし、 何より歴史を知ることでマンションの全体像が分かり、親近感も生まれます。 これだけしておけば、新担当者として、管理組合から何を尋ねられても、何が議題になっても、 すぐ対応できたと思います。 理事さんに対して、 「担当者が変わっても、このマンションのことは会社としてちゃんと引き継いでいますから 安心してくださいね。」 というメッセージを伝えるためにも、 引き継いだ最初から、 「このマンションのことは、誰よりも私がよくわかっています」 と言えるぐらいの準備はして理事会に臨んだと思います。 理事はたいてい毎年変わります。 今の理事さんも理事になる前は、管理組合運営に無関心だったとしても当たり前です。 過去のことも、自分に直接関係がなかったことは覚えていませんし、 何となく覚えていても記憶はあいまいです。 しかも、途中から入居された方は過去の経緯をしりません。 そういった方々が集まって理事会を構成しているのですから、 過去の情報は、現在の理事が分かっていないのを前提に、 何でも、すぐ説明できることは管理会社として重要だと思います。 ということで、当時の私は、管理委託契約云々には関係なく 自分で履歴の整理はしたいと思っていたな…と。 会社のマニュアルにあった訳でもありません。 管理組合運営が円滑にいくため、理事会が無駄な議論に時間を費やさないために 自分なりの仕事の進め方としてやっていたわけです。 私、改めて昔から、段取りが悪い無駄に議論が長い会議が苦手なんだな~(笑) だから、自分のためにも、スムーズに重要なことをしっかり話し合って結論が出せるように 準備をして理事会に臨んでいたんだな…と。 たとえば、 駐車場の使用ルールに不満がある理事から このルールはおかしいという話が急に出ることがあります。 何でこのようなルールにしたのかと言うことになって、 「最初からだ」とか、「いや途中から変わった」とか、 「自分の場合はこうだった」とか、「昔のルールはこうだった」とか、 あいまいな、しかも理事によって違う記憶で無駄な議論になることが…(笑) そういう時は、担当者が、すぐに資料に基づいて 正確な履歴を説明できれば、無駄な議論がいりません。 たとえば、 修繕履歴も、大きな修繕はそれなりに記憶があっても 小さい工事はだれも記憶になくても当たり前です。 (私は、管理費から支出する小さな修繕工事の履歴もとても重要だと思っています) ○○号の避難はしごの取り換えが必要という点検報告書があがっているとして、 「これまでも取り換えたことがあったの? どのくらい? 何号室?」 ということにすぐに答えられないと、 それからの議論が進みません。 頻繁に起こっていることが確認できたら、残りを一斉に交換ということも考えられるでしょうし、 ある一定の棟や階に偏っているなら、原因を調べて対策をとるということも。 理事会で論じられていることに、 事実をきちんと確認しないで、ああでもない、こうでもないと話されていることが結構あって、 場合によっては、間違った事実認識や、勝手な憶測で、 声が大きい人が変な方向に議論をもっていってしまっていることも…。 私が、現在、実際に理事会に参加するという場面はそんなに多くはないですが、 「ここで、フロントさん、なんで「事実はこうなっています」と説明しないの? すごく意味がない議論に時間を費やしてる~」 「なんか、憶測で、変な方向に議論がいっているよ~」 と思いながら聞いている場面が結構あります。 (私が、こういう場にいるのがすごく苦手だから、よけいそう思うのでしょうが、笑) ひょっとしたら、すぐに説明できるよう準備をしていない?? (「調べて後で」ではなく、この場ですぐ言えなければ意味がありません。) それは、自分の仕事じゃないと思っている?? 理事会の進行に口を挟みたくない?? (どれにしても、なんかさびしいな~) 今は、社内イントラも格段に整備され、 情報をすぐに引き出せるようになっている管理会社も多いと思うのに…なぜ? やはりマインドの問題なのかと。 フロントが管理組合にどのような心構えで臨むか…というテーマについて、 私が目指すのは「最高の事務局」! そのための研修メニューを作っているぐらいです。 理事会が円滑に運営できるよう、月1回の理事会が実りある会議になるよう、 最高の事務局になる! そんなことは管理委託契約書とは無関係の顧客に対するサービスマインドの問題です。 それを、当時、楽しみながら工夫できたのは、時代が今とはちがったから? それだけではないと思います。 だから、どうしても、 適正化法後の契約至上主義(?)が、 フロントの仕事をつまらなくストレスが多いものにし、 理事会もいいサポートを受けにくくしていると感じてしまいます。 管理組合と管理会社のWin-Winの関係、あきらめません~!


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