初めての理事会…最初の情報共有が決め手

前回のブログで、 理事は、過去の情報をほとんど持っていないことを前提に フロントはサポートした方がいい…という話を書きました。 「最高の事務局」としては、最初の理事会がとても重要です。 総会で理事に選任されても、

まだ役職は決まっていない段階で集まる理事会です。 新理事は昨年の引継ぎは受けても、 分譲時から今までの歴史までは把握していません。 築20年なら20年分の歴史があります。 自分の経験ですが、 理事会がスタートしてから、 どの場面でも、基本的なことを知らないが故の質問が多くて、 その説明をしているとなかなか肝心な議論が進まないので、 最初に、簡潔にまとめて説明するようにしていました。 分譲時の特徴的な事情、マンションの計画や設備の特徴的なこと 管理規約や細則の変遷、管理費等の額の変遷、 修繕履歴、長期修繕計画の概要などを 30分ぐらいかけて理事に分かりやすく説明する時間をとるようにしていました。 そうすると、とてもこれまでも組合員だったとは思えないほど、 いろいろ初歩的な質問が出ます。 え～、つい先日の総会でも説明があったのに～ということも。 輪番制の理事はそれが当たり前で、 その状態で具体的な議論をするというのは、考えてみるとちょっと怖い…。 「寝た子を起こすな」的発想で、 あまり理事に詳しい事情を知らせたくないというのは実は間違いで、 最初にしっかりマンションの事情を理解してもらった方が絶対にいいと思います。 自分と理事さんたちとの距離も一気に縮まりますし、 初めて顔を会わせた理事さん同士のアイスブレイク的な役割も果たします。 そして、そのあとで、役職決めをすると、とてもうまくいきます。 説明を聞いたあとの発言等で、マンション管理に詳しい人は、何となく分かります。 リーダー的な素養がある人も。 あまりマンションにいない、１年前に引っ越してきたばかり等の事情も分かります。 それによって、 お互いの特徴がわかってから役職を決めることができます。 過去記事に「理事長をちゃんと選ぼう」と書きましたが、 お互いのことがある程度分かると、自然に理事長も決まってきます。 そして、理事長が決まる前のこの一時だけは、管理会社の担当者が ある程度理事会をファシリテートしても不自然ではありません。 そうして、最初の理事会で理事がマンションの情報を共有して コミュニケーションもうまくとれる関係ができると、あとの理事会は結構うまく進みます。 理事会の中で、過去の認識が違っている発言があると 他の理事が「それは違うと、最初にレクチャー受けたじゃない～と」 言ってくれることも。 で、新たに分からないことがあると、 「まず担当者に事実確認をして」という信頼関係ができると、 議論が変な方向に行きません。 理事長も格段に進行がしやすいと思います。 事実を的確にすぐ分かりやすく説明できるということは、 事務局としての大きな信頼につながります。 フロントは「最高の事務局」を目指してみませんか？ 過去の履歴を常に共有する… そのためにはいつも情報を整理しておかなければなりません。 特に整理がたいへんな修繕履歴を間違いなく次に伝えて共有していく… とてもいい方法を教えていただきましたので、次回は、それについて書きたいと思います。