修繕履歴を毎年の総会議案書に入れる


修繕履歴の整理は、なかなか続かなくて… という声が寄せられます。 何でもそうですが、年間の必ずやらなくてはいけない仕事としてルーティン化しておくことが長続きの秘訣です。 ルーティン化されていないことは 優先順位が低いため忘れられてしまいます。 修繕履歴の整理を誰がするかという私のブログに対して、 しっかりルーティン化している管理組合の理事長さんから メールを頂きました。 毎年、総会の議案書の中に、過去のすべての修繕履歴を入れるようにしていると言います。 その年の修繕記録だけじゃなく、過去のすべての履歴です。 総会の議案書にどこまで掲載するかは、マンションによって違いますが、 だいたい、前年の議案書を参考に同じように作ります。 ですから、前年の議案書に過去すべての修繕履歴が載っていたら、 今年も、過去の履歴に今年分を付け加えて議案書を作ります。 総会の議案書には、決算書や事業報告にその年の修繕工事の記録がありますから、 今年の履歴を昨年までの修繕履歴に付け加えるのは簡単なことです。 管理会社もそのぐらいは間違いなくやってくれるはずです。 そういう方法で毎年の総会議案書に修繕履歴を残していくってすごくいいと思いました。 私もできるだけの情報を総会議案書に残すようにしていました。 もし、過去の記録が散失するようなことがあっても、総会議案書は必ず残るからです。 そして、調べるのも簡単です。 でも、過去からの修繕履歴をすべて議案書に入れることまではしていませんでした。 これは、すごい! 昨年の総会議案書を見れば、過去の修繕履歴がすべてわかる。 管理組合運営のルーティン業務の中に履歴の整理と管理を組みこむことで、 間違いなく修繕履歴を整理し引きついでいくことができるのです。 実は、毎年、1年分の修繕履歴をネット上の管理組合の修繕履歴のページに 書き込んでいくことで修繕履歴を残していこう。 ネット上に保管すれば絶対になくならないから… という仕組みは「マンションみらいネット」の中にある機能なんです。 でも、管理組合のルーティン業務の中に入っていないので、 継続していくのが結構難しいんです。 総会議案書に必ず入れる…シンプルだけど、 いえ、シンプルだから続く仕組みで、ぜひ取り入れたいですね。


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