前回のブログで、 理事は、過去の情報をほとんど持っていないことを前提に フロントはサポートした方がいい…という話を書きました。 「最高の事務局」としては、最初の理事会がとても重要です。 総会で理事に選任されても、 まだ役職は決まっていない段階で集まる理事会です。 新理事は昨年の引継ぎは受けても、 分譲時から今までの歴史までは把握していません。 築20年なら20年分の歴史があります。 自分の経験ですが、 理事会がスタートしてから、 どの場面でも、基本的なことを知らないが故の質問が多くて、 その説明をしているとなかなか肝心な議論が進まないので、 最初に、簡潔にまとめて説明するようにしていました。 分譲時の特徴的な事情、マンションの計画や設備の特徴的なこと 管理規約や細則の変遷、管理費等の額の変遷、 修繕履歴、長期修繕計画の概要などを 30分ぐらいかけて理事に分かりやすく説明する時間をとるようにしていました。 そうすると、とてもこれまでも組合員だったとは思えないほど、 いろいろ初歩的な質問が出ます。

修繕履歴について先日書いたので、 自分の管理会社時代はどうしていたかな…と ちょっと思い出してみました。 新しくマンションの担当になったとき、 前任者から、そのマンションの懸案事項、注意点の引き継ぎを受け、マンションに行って現場を見ながら管理員さんと話をする… 販売時のパンフレットで物件の概要を頭に入れ、 管理規約、特に最後の特記事項をチェック。 その後に、そのマンションの履歴を整理していたな･･･と。 ・修繕履歴 （いつ、どんな修繕工事をしてきたか） ・管理規約や細則の制定・変更の履歴 （管理規約や細則はいつどのように変更されたか、新たな細則はいつ制定されたか） ・管理費等の変更履歴 （管理費、修繕積立金、各種使用料はどのように変更されてきたか） ・管理委託契約の変更履歴 （管理委託契約の内容はどのように変更、価格改定されてきたか） ・役員の履歴 （管理組合の役員の履歴） といったものを、 自分で整理し、その情報をファイルにしていました。 一応プロですから、どこを見れば調べられるか