管理組合の会計システムはどうあるべき？①

最近、立て続けに、この管理会社の会計システムに関する苦情を聞くので、ちょっと管理組合の会計について考えたいと思います。管理組合の会計システムの在り方については、いろいろな形で議論され、会計の専門家からは、統一ルールが必要だといわれてますが、まだ、そういったものはなく、各管理会社のシステムや、主に自主管理用に開発されたいくつかのソフトで処理されています。管理組合が独自にソフトを作っていたり、単式簿記の手書きの帳簿で行っている小さな管理組合もあります。改めて言うまでもなく、私は会計の専門家じゃありません（笑）ですから、以下はすべて私の個人的な考え方ですが… 管理組合の会計は、専門家じゃない私レベルでもわかるものじゃないとダメだという信念があります。管理組合の役員は会計のプロではありません。その人たちが、ちょっと説明を受ければ内容を把握できるものでなければ、結局、誰もチェックしなくなり、一番危ない状況に置かれてしまうからです。で、基本的に管理組合は非営利団体で、税金を納める額に影響があるわけはありませんから、厳密に処理するとするより、 1年を通してのお金の使われ方と財産状況がきちんと把握できれば十分だと思っています。たとえば、１１月の電気料を１２月に引き落とすとして、１１月に未払いを一旦立てて、１２月に未払い金がなくなったとしなくても、１２月に引き落とされた金額を１２月の費用として計上しても何の問題もないと思います。その方が断然素人にもわかりやすいからです。また、一旦管理会社の収納口座に入金になって、月の支払を済ませてから、１か月以内に管理組合の保管口座に移す方式だと、１１月末の時点では、組合員の口座から引き落とされたお金は、まだ管理会社にあるので、全員分を未収金として立てるというように厳密にすると、本当の未納金額がわかりにくなってしまいます。ですから収納口座に入金になった時点で管理組合に支払われたとしていいと思います。また、管理組合が購入した備品を資産として計上すると、あとどれだけお金が残っているかが、わかりにくくなってしまいます。で、非営利団体なので、原価償却も関係ないので、支出した時点で消費したと考えても問題なく、その代り、備品台帳を備えれば十分だと思います。購入したパソコンや机やイスは、もう現金化できるものではありませんから。運用中の金融資産の利息も、管理組合に入金になった時点での収入として、毎年、いくら利息があるはずかという形で計上しなくてもいいと思います。管理会社も多くはこのような会計処理をさせていると思います。

今回、上げた事例は、実際に管理組合から相談を受けたり、トラブルになったものばかりです。会計士や企業会計の専門家から見ると、このへんが厳密でないことがとても気になって仕方がないのです。会計とは厳密なルールにのっとって行うことが原則で、専門家は、それを行うことが仕事なのですから、当然と言えば当然かもしれません。しかし、管理組合の会計には必要のない厳密さであり、厳密にするが故に、会計がわかりにくくなって、理事に読みこなせないようでは本末転倒ではないでしょうか。毎月、会計の月次報告を見て、理事長や会計担当理事が、前月の支払い確認と予算の執行状況、未払い金と未収金の状況が把握でき、金融資産の状況がチェックでできることが基本です。

しかも、短時間で。あと、複数年払い保険料の単年度の会計処理や、借入金の返済状況をどう確認するか… ちょっとややこしいのはその程度じゃないでしょうか。それを、各社の会計システムでどう見るのか最初にしっかりレクチャーすることで防げるトラブルってたくさんあると思います。もし、会計システムの標準モデルをつくるという話になると、会計の専門家が中心になってつくられることになるでしょうから、けっこう重たいシステムになるのではという気がします。専門家にしか読みこなせないようなものにならないことを祈っています。ますます、管理組合運営が自主性から遠くなってしまいそうで…。会計に詳しくないけど、管理組合の決算書の内容を読むのは得意な廣田の独り言でした。で、明日は、そうはいかない複雑なケースについて書こうと思います。